In een globale wereld zou export op het eerste gezicht eenvoudig moeten zijn. Maar dat klopt niet. De ondertekening van internationale overeenkomsten is echt geen formaliteit. Daarvan getuigen talrijke geschillen, die vaak tijdens de levering ontstaan. Ze kunnen echter worden vermeden, dankzij de Incoterms regels.

Sinds een ver verleden reizen exotische goederen uit alle werelddelen naar verre bestemmingen. Dit gebeurde eerst per schip, vandaag uiteraard ook per trein en per vliegtuig. Onze globale wereld produceert hoe langer hoe meer producten in afgelegen gebieden, om ze nadien bij ons in te voeren of ze langs ons land te laten transiteren. Ook België exporteert goederen en diensten. De internationale handel is vitaal voor de economie, maar daarom nog niet eenvoudig. De manier van werken wisselt van land tot land. En de talen, douanestelsels, juridische systemen en niet-tarifaire belemmeringen kunnen de vrijhandel serieus bemoeilijken. In dit opzicht bieden de Incoterms vaak een interessante oplossing, naast een sterke troef: voorspelbaarheid.

De Incoterms regels bepalen de wederzijdse verplichtingen van verkoper en koper in het raam van een internationaal aankoop/verkoopcontract. Deze regels worden in de ganse wereld aanvaard en vormen een soort standaardtaal voor ondernemingen die internationaal actief zijn. De regels werden oorspronkelijk opgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs, in 1936. Hun jongste versie – Incoterms 2010 – is sinds 1 januari 2011 van kracht.

Vandaag bestaan er 11 Incoterms, die in vier categorieën worden ingedeeld (E, F, C en D). Ze betekenen voor de verkoper een toenemend aantal verplichtingen op het vlak van kosten en risico’s. De keuze van de Incoterms regel moet rekening houden met de aard van de goederen en met een aantal andere parameters. Een transactie rond de uitvoer van staal kan niet worden vergeleken met de levering van chocolade of van andere bederfelijke voedingswaren.

Gedeelde en beperkte verantwoordelijkheden

De Incoterms regels bepalen de verplichtingen bij de levering van goederen, naast de verdeling van de aansprakelijkheden tussen verkoper en koper. Ze bepalen onder andere: de plaats en het tijdstip waarop de verkoper zijn leveringsplicht volbrengt, de overdracht van het risico (het ogenblik waarop het risico op verlies of schade wordt overgeheveld van de verkoper naar de koper), de verdeling van de kosten die de goederen met zich meebrengen (vervoer, controle, verpakking, verzekeringen …) en ten slotte de aansprakelijkheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van sommige administratieve documenten (douaneformaliteiten).

De Incoterms zijn verder bedoeld om de risico’s eigen aan internationale handel te verminderen: denk maar aan misverstanden door cultuurverschillen, gedragingen of taal, maar ook politieke risico’s, risico op verlies of schade, financiële risico’s enz. Dezelfde regels bepalen wie moet instaan voor de export- en importformaliteiten.

Dankzij de Incoterms regels weten verkoper en koper wat hen te wachten staat. Beiden zijn beschermd. Er kan geen dubbelzinnigheid meer bestaan in de levering van goederen in het raam van een overeenkomst of een afspraak: een internationale transactie kan slechts succesvol plaatsvinden als zowel de verkoper als de koper precies weten aan welke kosten, risico’s en formaliteiten ze zich blootstellen. In de praktijk ontstaan veel geschillen door onwetendheid over de overdracht van risico’s of kosten, of door onvoldoend besef van de eigen leveringsverplichtingen. Het gebruik van de Incoterms regels moet zulke narigheden vermijden.

Met de vriendelijke medewerking van Mathieu Maes, Secretary General ICC Belgium