Onboarding is het proces waarbij een werkgever een nieuwe medewerker onthaalt en integreert. Dit behoort vaak tot het takenpakket van de afdeling Human Resources. De juiste kandidaat aanwerven is soms een ware uitdaging, maar het is net zo belangrijk om hem of haar goed te ontvangen en te integreren.
Een nieuwe baan dekt veel aspecten: een nieuwe functie, een nieuwe werkgever, nieuwe collega’s, een nieuwe baas of manager, en dan uiteraard de te ontdekken bedrijfscultuur en -codes. Dit alles gaat bovendien gepaard met nieuwe materies of verantwoordelijkheden, opleidingen en nieuwe werkgewoonten. Er is dus werk aan de winkel om al dat nieuws te integreren!
Hieronder leest u een aantal tips om de onboarding van uw volgende medewerker zo vlot mogelijk te laten verlopen, zodat hij zich snel thuis voelt!
1. Bereid zijn aankomst voor. Hij moet zich welkom voelen in het bedrijf!
Installeer en configureer zijn nieuwe PC of telefoon. Leg op zijn bureau enkele goodies met naam en/of logo van de onderneming erop. Anticipeer op zijn behoeften aan benodigdheden op de dag van zijn aankomst en de daaropvolgende weken. Voorzie een welkomstkaart of een berichtje van het team. Organiseer eventueel een ontbijt, lunch of een drink met de collega’s. Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker zijn rechtstreekse en indirecte collega’s ontmoet, zodat hij zich meteen omringd en op zijn gemak voelt. Kondig de indiensttreding en de functie van de nieuwe medewerker op voorhand aan om verrassingen intern te vermijden. De nieuwe medewerker die zich verwacht voelt, is ook gerustgesteld en ervaart waardering. Hij begrijpt dat zijn aankomst als belangrijk wordt beschouwd en dat hij niet zomaar een extra personeelslid in de onderneming wordt.
2. Stem het proces af op de onderneming, de functie of desnoods de persoon zelf
Banen en ondernemingen zijn bijzonder divers. Binnen sommige structuren zal de afdeling Human Resources instaan voor het onthaal, terwijl in andere organisaties, de manager de nieuwe medewerker zal verwelkomen. Aarzel zeker niet om de eerste dag van de nieuwe collega aan te passen aan de context, de functie of de bedrijfscultuur.
Indien meerdere nieuwkomers voor dezelfde functie worden verwacht, groepeer dan de startdatum en organiseer een dag voor presentaties en onthaal.
3. Knoop de relatie aan
Voorzie een onthaal door de leidinggevende en een afspraak met de personeelsdienst, afhankelijk van de structuur. Een goed gevoel met de manager is van groot belang. Herinner eerst aan de verwachtingen, de eventuele opleidingen enz. Organiseer een bezoekje van de kantoren en de strategische locaties. Stel de nieuwkomer intern voor. En geef wat toelichting over de codes en gewoontes.
4. Een sponsor, een interne ambassadeur
Creëer een intern sponsorsysteem. Kies een aantal gewaardeerde medewerkers die blijk geven van goede intermenselijke vaardigheden. Op die manier heeft de nieuwkomer iemand om mee te praten als hij vragen heeft, een persoon die zijn integratie vergemakkelijkt, met wie hij kan gaan lunchen en die een handje toesteekt als er problemen opduiken. Ook dit kan op twee niveaus: ofwel binnen de afdeling zelf, met een collega die belast is met de vorming en die vragen beantwoordt over de inhoud van de functie, ofwel buiten het team om te zorgen voor een back-up als er spanningen ontstaan binnen de afdeling, meningsverschillen met de manager enz.
5. Vraag om feedback
Maak aan het einde van de eerste dag en de eerste week de balans op: hoe verloopt de integratie en welk gevoel heeft de nieuwe medewerker? Voelt hij zich welkom? Is hij op dit ogenblik gerustgesteld over zijn nieuwe werkgever? Heeft hij suggesties om deze beleving te verbeteren? Wat zou hij hebben gewaardeerd? Beschouw de nieuwkomer als een waardevolle bron van informatie om uw toekomstige onboardingprocessen te verbeteren. Maak dankbaar gebruik van zijn beleving.
De voorbereiding op de komst van een nieuwe medewerker houdt heel wat voordelen in, zowel voor de nieuwkomer zelf als voor het bestaande personeel. Vergeet nooit dat uw medewerkers ook uw beste ambassadeurs zijn!
Een vlotte integratie zorgt ook voor meer loyaliteit onder het personeel. Goed geïntegreerde medewerkers hebben een rechtstreekse positieve impact op de turnover van de onderneming. Mensen verlaten niet graag een werkgever bij wie ze zich zowel beroepsmatig als op persoonlijk vlak tevreden voelen.
Oprichter van Betuned
