L’onboarding est le processus d’accueil et d’intégration d’un nouveau collaborateur souvent réalisé par le département des Ressources Humaines. Si recruter le bon candidat relève parfois du véritable challenge, l’accueillir et l’intégrer comme il se doit est tout autant primordial.
Un nouvel emploi, c’est une nouvelle fonction, un nouvel employeur, de nouveaux collègues, un nouveau patron et manager, une culture d’entreprise et des codes à découvrir. Le tout s’accompagne de nouvelles matières ou responsabilités, de formations, de nouvelles habitudes à prendre. Voilà beaucoup de nouveautés à intégrer !
Voici quelques conseils pour optimaliser l’onboarding de votre prochain collaborateur et le faire se sentir rapidement comme chez lui !
1. Préparez son arrivée. Qu’il se sente attendu dans l’entreprise !
Installez et configurez son nouveau PC ou téléphone. Préparez quelques goodies au nom de l’entreprise sur son bureau. Anticipez ses besoins en matériel pour le jour d’arrivée et les premières semaines. Prévoyez une carte de bienvenue ou un message de l’équipe. Organisez un petit déjeuner, un lunch ou un drink avec les collègues… Veillez à provoquer la rencontre avec les collègues directs et indirects pour que le ‘nouveau’ se sente entouré dès son arrivée. Annoncez son entrée en service et sa fonction à l’avance, pour éviter les surprises en interne. Le nouveau collaborateur qui se sent attendu est aussi rassuré et valorisé. Il comprend que son arrivée compte, qu’il n’est pas juste une personne de plus dans la société.
2. Adaptez le processus à l’entreprise et au poste, à la personne si besoin
Les jobs et entreprises présentent une grande diversité. Si, au sein d’une certaine structure, l’accueil se fera par les ressources humaines, dans une autre, ce sera le manager qui accueillera le nouvel arrivant. N’hésitez pas à adapter la première journée du nouveau collègue en fonction du contexte, du poste ou de la culture de l’entreprise.
Si plusieurs nouveaux arrivent dans un même type de fonction, groupez la date de démarrage et organisez une journée de présentation ou d’accueil.
3. Créez la relation
Prévoyez un accueil par le manager direct et un rendez-vous avec les ressources humaines, en fonction de la structure. Il faut que le feeling soit bon avec le manager. Commencez par rappeler ce qui est attendu, les formations éventuelles à suivre etc. Faites une visite des bureaux et des endroits stratégiques. Présentez le nouvel arrivant en interne. Expliquez-lui les codes et habitudes.
4. Un parrain, un ambassadeur interne
Créez un système de parrainage en interne. Choisissez des collaborateurs appréciés et qui ont une aisance relationnelle. Le nouvel arrivant a ainsi quelqu’un à qui parler en cas de questions, quelqu’un qui veille à son intégration, avec qui il peut partager un repas et qui donne un coup de main en cas de problème. Une fois de plus, cela peut se faire à deux niveaux : soit dans le département même, avec un collègue chargé de la formation et de répondre aux questions sur le contenu de sa fonction, soit en dehors de l’équipe directe, pour assurer un back-up en cas de problèmes dans l’équipe, de mésentente avec le responsable etc.
5. Demandez du feed-back
Au bout de la première journée et de la première semaine, faites le point sur l’intégration et le feeling du nouvel arrivant. S’est-il senti bien accueilli ? Est-il a priori rassuré quant à son nouvel employeur ? A-t-il des suggestions pour améliorer l’expérience qu’il a vécue ? Qu’aurait-il apprécié de différent ? Le nouvel arrivant est votre meilleure source d’information pour améliorer vos futurs processus d’onboarding. Mettez son expérience à profit.
Préparer l’accueil d’un nouvel arrivant est bénéfique à la fois pour la nouvelle recrue et pour le personnel en place. Vos employés sont vos meilleurs ambassadeurs, on ne le répétera jamais assez !
Une bonne intégration augmente également le taux de rétention des employés. Des collaborateurs bien intégrés auront un impact direct sur le turnover de la société. On a plus de mal à quitter un endroit où l’on se sent épanoui tant professionnellement que personnellement.
Fondatrice de Betuned
