Voor werkgevers kan het inschakelen van een privédetective, in enkele zeer specifieke situaties, een van de middelen zijn om de nodige informatie te verzamelen, vooral wanneer er sterke vermoedens zijn van ernstig wangedrag of concurrerende activiteiten.
De wetgever heeft onlangs besloten om een beter kader te voorzien voor de uitoefening van dit volwaardige beroep. In de toekomst zal het gebruik van privédetectives aan nog strengere regels onderworpen zijn. Waar moeten werkgevers rekening mee houden in het kader van deze hervorming?
Plicht om werknemers te informeren
Werkgevers moeten hun werknemers informeren over de identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking en over de aard, doelstellingen en doeleinden van het onderzoek en de gegevensverzameling door de privédetective. Ze moeten ook informatie verstrekken over de procedure voor het verwijderen van gegevens die tijdens onderzoeken zijn verzameld.
Deze stappen kunnen deel uitmaken van de stappen die de werkgever moet nemen om te voldoen aan de GDPR.
Een schriftelijk en ondertekend onderzoeksdocument en voorafgaande goedkeuring van een “reglement”.
Voor elke opdracht moet vooraf een schriftelijk onderzoeksdocument worden opgesteld en ondertekend door de werkgever en de privédetective.
Bovendien zal een privédetective een opdracht betreffende een werknemer enkel kunnen aanvaarden indien de toelating om het onderzoek uit te voeren en de onderzoeksprocedures expliciet en transparant werden vastgelegd in een “reglement”.
Ook al verwijst de wet niet expliciet naar een “arbeidsreglement”, toch lijkt het ons voorzichtiger om deze toelating en de onderzoeksprocedures te formaliseren in een bijlage bij het arbeidsreglement.
Het is van vitaal belang om dit formalisme te respecteren omdat, bij gebrek aan een “reglement”, alle verzamelde bewijzen als nietig zullen worden beschouwd en niet kunnen worden voorgelegd aan de hoven en rechtbanken. Bovendien kunnen administratieve boetes worden opgelegd, zoals voor elke overtreding van deze nieuwe wetgeving.
Nalevingstermijn
Om de partijen de gelegenheid te geven zich aan deze nieuwe verplichtingen aan te passen, voorzien de overgangsbepalingen van de wet in een periode van twee jaar vanaf de inwerkingtreding van de wet.
Conclusie: een strenger kader ter bescherming van de rechten van werknemers?
Deze nieuwe wetgeving versterkt de transparantie en de rechten van werknemers door het gebruik van privédetectives strikt te reguleren. Hoewel de datum van inwerkingtreding nog niet is vastgesteld, betekent dit een grote verandering in de manier waarop privéonderzoek wordt gereguleerd.
Gezien deze steeds strengere regelgeving en grotere eisen voor transparantie, zullen werkgevers die worden geconfronteerd met uitzonderlijke situaties zich waarschijnlijk afvragen of het nog wel relevant is om privédetectives in te schakelen wanneer ze andere mogelijkheden hebben om bewijs te verzamelen, in het bijzonder via de diensten die worden aangeboden door deurwaarders.
Vincent MARCELLE en Zazie PIROTTE, Advocaten bij MOSAL
Cet article vous intéressera également : Rupture pour force majeure médicale : modification des obligations patronales