Wanneer één van uw werknemers ziek valt, is het essentieel om ieders rechten en verplichtingen te kennen om misverstanden te voorkomen en een conforme naleving van de wet te waarborgen. Als werkgever kunnen er verschillende vragen rijzen over de stappen die u moet volgen, de termijnen die u in acht moet nemen, of de maatregelen die u kunt ondernemen om de geldigheid van een ziekteverlof te controleren.
In dit artikel beantwoorden we de 12 meest voorkomende vragen die werkgevers zich stellen wanneer een werknemer zich arbeidsongeschiktheid meldt. In dit artikel zullen we de belangrijkste aandachtspunten opnieuw overlopen en een helder en praktisch inzicht bieden over bijvoorbeeld: de communicatie van het ziekteverlof en het medisch attest, de verplichtingen van de werknemer tijdens zijn afwezigheid of ook nog de situatie van ziekte tijdens vakanties.
1. Binnen welke termijn moet mijn werknemer me verwittigen dat hij ziek is?
De werknemer moet de werkgever "onmiddellijk" verwittigen van zijn arbeidsongeschiktheid, zijnde van zodra hij hiervan op de hoogte is, zonder uitstel, behalve in geval van overmacht. Indien zijn arbeidsongeschiktheid zich bijvoorbeeld op vrijdagavond voordoet, moet hij zijn werkgever op dezelfde dag nog verwittigen, zelfs als de afwezigheid betrekking heeft op de daaropvolgende maandag. Het uitstellen van de kennisgeving tot maandagochtend maakt op zich fout uit. Dit is belangrijk omdat de periode van gewaarborgd loon begint te lopen vanaf de eerste dag van arbeidsongeschiktheid, ook al valt die dag niet samen met een werkdag.
2. Als mijn werknemer een voorziene hospitalisatie moet ondergaan, kan hij dan wachten tot de dag van de ziekenhuisopname om mij van zijn afwezigheid op de hoogte te stellen?
Ons inziens mag de werknemer niet wachten tot de dag van zijn ziekenhuisopname om de werkgever te informeren. Hoewel de wet hier niet expliciet over spreekt, wordt van de werknemer verwacht dat hij de werkgever tijdig informeert in geval van een voorziene en niet-dringende ingreep, zodat de werkgever zich kan organiseren. Het nalaten hiervan kan worden beschouwd als een contractuele schending, aangezien de werknemer de overeenkomst te goeder trouw moet uitvoeren.
3. Moet mijn werknemer mij telefonisch, via e-mail of op een andere manier informeren van zijn afwezigheid? Kan ik een communicatiemethode opleggen?
De
wet zegt hier niets over. Er wordt algemeen aangenomen dat de werknemer elk
middel kan gebruiken om zijn werkgever te verwittigen van zijn afwezigheid, of
dit nu via telefoon, SMS, e-mail of een ander middel gebeurt, zolang de gekozen communicatiemethode de
werkgever snel kan informeren en duidelijk maakt dat het om een
arbeidsongeschiktheid gaat.
De werkgever kan echter in het arbeidsreglement de communicatiemiddelen vastleggen die moeten worden gebruikt (bijvoorbeeld: enkel via e-mail of per telefoon, met uitsluiting van Whatsapp of Teams). Indien dit niet gebeurt, kan de melding als niet ontvangen worden beschouwd.
4. Mag ik een medisch attest eisen vanaf de eerste dag van afwezigheid?
In principe kan de werkgever een medisch attest eisen vanaf de eerste dag van afwezigheid, voor zover dit voorzien wordt in het arbeidsreglement (of in een cao). Als er niets voorzien wordt in het arbeidsreglement (of in een cao), kan de werkgever een medisch attest vragen, maar moet hij achteraf ook kunnen bewijzen dat hij deze aanvraag heeft gedaan. De door de wet vastgestelde termijn voor het overmaken van het attest is 2 werkdagen, te rekenen vanaf de dag van de arbeidsongeschiktheid.
Sinds eind 2022 staat de wet de werknemer echter toe om geen medisch attest in te dienen voor de eerste dag van arbeidsongeschiktheid, tot driemaal per jaar. In ondernemingen met minder dan 50 werknemers is het echter mogelijk om van deze regel af te wijken en de verplichting te behouden om een doktersattest vanaf de eerste dag van arbeidsongeschiktheid over te maken, op voorwaarde dat dit uitdrukkelijk voorzien wordt in het arbeidsreglement.
Bovendien moet de werknemer, in geval van arbeidsongeschiktheid tijdens de jaarlijkse vakantie, sinds januari 2024 de werkgever onmiddellijk op de hoogte brengen van zijn verblijfadres als dit afwijkt van zijn woonplaats. Daarnaast moet hij een medisch attest voorleggen waarin de arbeidsongeschiktheid en de verwachte duur ervan worden vermeld, zelfs zonder een expliciet verzoek van de werkgever
5. Welke vermeldingen moet het medisch attest bevatten om geldig te zijn?
Het medisch attest moet drie verplichte vermeldingen bevatten:
(1) de arbeidsongeschiktheid,
(2) de waarschijnlijke duur van de arbeidsongeschiktheid,
(3) de mogelijkheid voor de werknemer om zich naar een andere plaats mag begeven, met het oog op een medische controle.
Een collectieve arbeidsovereenkomst, een arbeidsreglement of een arbeidsovereenkomst kan naar onze mening aanvullende informatie vereisen, zoals de identiteit van de werknemer, de datum van aanvang van de arbeidsongeschiktheid en of het om een nieuwe aandoening dan wel om een herval gaat.
6. Moet mijn werknemer me de precieze reden van zijn ziekte uitleggen of mij alleen informeren dat hij arbeidsongeschikt is?
In principe is de werknemer niet verplicht om details te geven over de exacte aard van zijn ziekte. Hij moet de werkgever alleen informeren over zijn arbeidsongeschiktheid en een medisch attest indienen (wanneer dit vereist is). Het beroepsgeheim beschermt de aard van de aandoening. De werkgever kan echter informatie vragen over de omstandigheden van de arbeidsongeschiktheid (bijvoorbeeld of deze het gevolg is van een ongeval of een herval) om bepaalde rechten uit te oefenen of verplichtingen na te leven, met name op het gebied van verzekeringen of aansprakelijkheid.
7. Heb ik het recht om mijn werknemer tijdens zijn ziekteverlof te contacteren?
Ja, u kunt contact opnemen met uw werknemer tijdens zijn ziekteverlof voor professionele redenen, maar dit moet met de nodige voorzichtigheid gebeuren. Het is niet verboden om contact op te nemen, maar de wijze waarop dit gebeurt moet rekening houden met zijn gezondheidstoestand. Zo kan de werknemer niet onder druk worden gezet of worden verplicht om taken te leveren die onverenigbaar zouden zijn met zijn arbeidsongeschiktheid. De manier waarop u contact opneemt, hangt af van uw relatie met de werknemer en de aard van zijn ziekte (voor zover u hier kennis van heeft).
8. Hoe kan ik controleren of het ziekteverlof van mijn werknemer gerechtvaardigd is?
Om te controleren of het ziekteverlof van uw werknemer gerechtvaardigd is, kunt u een medische controle vragen. U heeft het recht om de arbeidsongeschiktheid van een werknemer door een controlearts te laten nagaan, ook in de situatie waarin de werknemer niet verplicht is om een medisch attest in te dienen omdat het bijvoorbeeld om de eerste dag van arbeidsongeschiktheid gaat.
De werknemer moet zijn medewerking verlenen door de door de werkgever gestuurde arts te ontvangen en zich door hem te laten onderzoeken. Hij moet de werkgever dus de adresgegevens doorgeven waar de controle kan plaatsvinden en de werkgever verwittigen bij een adreswijziging. Als de werknemer zich kan verplaatsen, kan hem ook worden gevraagd om zich naar de praktijk van de controlearts te begeven.
Als een werknemer zonder geldige reden een afspraak bij de controlearts mist, kan hij zijn recht op gewaarborgd loon verliezen voor de volledige periode van arbeidsongeschiktheid. De werkgever kan deze sanctie toepassen zodra de werknemer de controle niet vergemakkelijkt, bijvoorbeeld door niet op te dagen of door te weigeren de arts te ontvangen. Als de werknemer echter bewijst dat hij door overmacht niet in staat was de controle te ondergaan, kan de sanctie niet worden toegepast.
9. Moet mijn werknemer tijdens de werkuren thuis blijven als hij arbeidsongeschikt is?
De werknemer hoeft niet thuis te blijven tijdens de werkuren als het medisch attest aangeeft dat hij de woning kan verlaten. Het arbeidsreglement (of een CAO) kan echter bepalen dat de werknemer gedurende maximaal 4 aaneengesloten uren per dag uren tussen 7 uur ‘s ochtends en 20 uur ‘s avonds thuis blijft voor een bezoek van de controlearts.
10. Mag mijn werknemer een opleiding volgen, op reis gaan of een andere activiteit uitoefenen tijdens zijn arbeidsongeschiktheid?
Een werknemer die ziek is mag in principe geen enkele activiteit uitoefenen, betaald of onbetaald, aangezien hij geacht wordt niet in staat te zijn om te werken en gewaarborgd loon ontvangt. Dit verbod moet echter genuanceerd worden als de activiteit die hij uitoefent geen verband houdt met zijn specifieke arbeidsongeschiktheid of zijn herstel niet vertraagt. Activiteiten zoals het volgen van een opleiding of op reis gaan kunnen aanvaard worden, mits ze het herstel niet belemmeren en niet in strijd zijn met de aard van de arbeidsongeschiktheid.
Bepaalde activiteiten kunnen aanleiding geven tot ontslag om dringende reden, zoals concurrerende activiteiten of activiteiten die duidelijk in tegenspraak zijn met de verklaarde arbeidsongeschiktheid duidelijk tegenspreken. Voorzichtigheid is geboden, aangezien de arbeidsgerechten steeds terughoudender zijn geworden in het erkennen dat het uitoefenen van een andere activiteit tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid een dringende reden voor ontslag vormt.
11. Wat gebeurt er als mijn werknemer ziek wordt tijdens zijn vakantie? Wat zijn hun rechten en plichten?
Sinds 1 januari 2024, gelden er een aantal regels als een werknemer ziek valt tijdens zijn jaarlijkse vakantie:
(1) De werknemer moet zijn werkgever onmiddellijk op de hoogte brengen van zijn arbeidsongeschiktheid, met vermelding van zijn verblijfadres als dat afwijkt van zijn gebruikelijke woonplaats en een medisch attest binnen de gebruikelijke termijn overmaken, zelfs voor één enkele dag arbeidsongeschiktheid.
(2) Vakantiedagen tijdens welke de werknemer ziek is, kunnen worden uitgesteld en op een later tijdstip worden opgenomen. De werknemer moet dit echter aanvragen bij zijn werkgever.
(3) De werknemer heeft recht op gewaarborgd loon voor de dagen van arbeidsongeschiktheid tijdens zijn vakantie.
12. Wat moet ik doen als mijn werknemer vóór het einde van zijn arbeidsongeschiktheid wil terugkeren naar het werk omdat hij zich beter voelt?
De werknemer kan terugkeren naar het werk en de werkgever kan zich niet verzetten tegen zijn terugkeer vóór het einde van de periode waarop het medisch attest betrekking heeft. De werkgever kan geen extra "attest van geschiktheid" eisen. Het is echter verstandig om de werknemer te vragen schriftelijk te bevestigen dat hij op eigen initiatief weer aan het werk gaat.
Uitzonderlijk kan de werkgever de terugkeer weigeren als dit een duidelijk en reëel gevaar vormt voor de werknemer of zijn of haar collega's.
Antoine Castadot (Advocaat-Vennoot, YELAW) en Louise Gillain (Advocaat, YELAW)