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Vous avez le souhait d’entreprendre mais créer son entreprise demande d’anticiper diverses questions : Quelles activités allez-vous exercer ? Sous quelle forme ? Quelles aides sont disponibles ? Quelles sont les démarches à entamer d’un point de vue juridique, etc. ?
La création d’une entreprise est une période d’activité intense dont les démarches sont très nombreuses. Tellement nombreuses qu’on passe souvent à côté d’éléments majeurs et de questions essentielles.
Voici donc quelques conseils et astuces pour vous permettre de démarrer votre activité sereinement.
1) (BIEN) CHOISIR LA FORME JURIDIQUE DE VOTRE ENTREPRISE
Vous pouvez choisir d’exercer votre activité soit en personne physique, soit en société.
Pour ce dernier cas, il existe différentes formes juridiques de sociétés. Celles qui sont le plus couramment utilisées sont :
- La Société à Responsabilité Limitée (SRL) : généralement, il s’agit de la société la plus appropriée à une petite ou moyenne entreprise.
- La SRL peut être constituée par une ou plusieurs personnes.
- La SRL doit être constituée par acte notarié.
- Elle dispose d’une personnalité juridique propre, distincte de son actionnariat.
- Les termes « responsabilités limitées » signifient que les actionnaires s’engagent uniquement à concurrence de leur apport.
- Il n’y a pas de minimum pour les capitaux propres mais vous devez disposer de fonds suffisants par rapport à l’activité envisagée.
- La Société Anonyme (SA) : c’est une forme choisie majoritairement par les grandes entreprises mais elle convient aussi aux PME.
- La SA est axée sur l’apport de capital par ses actionnaires.
- La SA doit être constituée par acte notarié.
- Il existe une distinction entre la personnalité juridique de la SA et ses actionnaires.
- La responsabilité des actionnaires est limitée à leur apport.
- Sa création nécessite un capital minimum de 61.500€.
Chacune des formes juridiques de société va de pair avec des droits et des obligations spécifiques selon la forme envisagée.
Vous devez dès lors examiner attentivement et au préalable quelle forme juridique vous semble la mieux adaptée à votre type d’activité et à votre situation personnelle. Ce choix a des conséquences dans divers domaines (responsabilité, fiscalité, etc.) et doit donc être posé sereinement.
2) REDIGER (OU RELIRE) ATTENTIVEMENT Les statuts de LA société
Si vous envisagez de vous lancer directement sous forme de société, vous devrez préparer est la rédaction des statuts de votre entreprise.
Les statuts représentent « l’acte constitutif » de votre société et servent à organiser le fonctionnement de votre entreprise. Ils s peuvent être rédigés soit par acte notarié soit par acte sous seing privé selon le type de société.
Les statuts vont contenir des informations essentielles telles que : la forme de l’entreprise, sa dénomination, son siège, l’objet social, l’identité des fondateurs, le montant du capital social, etc.
Il faut donc les comprendre et les relire attentivement !
3) REDIGER UN PACTE D’ACTIONNAIRES
Il est très utile de formaliser, à côté des statuts de la société, un pacte d’actionnaires. Il n’est en général pas publié et permet de compléter et modaliser certains aspects des statuts de la société.
Il ne requiert aucune formalise particulier et est généralement confidentiel. Ce pacte va venir organiser la coexistence des actionnaires qui ont potentiellement des intérêts divergents et concilier ou, à tout le moins, créer une forme d’équilibre entre ces intérêts. Ce pacte n’est pas figé dans le temps et peut évoluer.
Les clauses du pacte portent généralement sur la gestion de l’entreprise, la cession des titres, les droits de vote, les dividendes, etc. Le pacte d’actionnaires permet également d’anticiper d’éventuels conflits entre actionnaires.
4) Déposer sa marque
Vous allez vous faire connaître auprès du public. Il faut donc veiller à vous différencier d’une part et, d’autre part, à éviter que quelqu’un d’autre ne profite de votre réputation naissante.
La marque est un élément essentiel de la stratégie commerciale d’une entreprise. La marque constitue un droit exclusif sur un « signe » (nom, logo, slogan, couleur, son, etc.) et permet essentiellement d’éviter que vos concurrents s’emparent de celle-ci.
Une marque comporte deux fonctions essentielles :
- Elle permet de distinguer les produits ou les services d’une entreprise par rapport aux produits et services d’autres entreprises. La marque indique l’origine du produit ou du service et cette fonction est essentielle tant pour l’entreprise que pour le consommateur.
- La marque comporte également une fonction publicitaire. La marque est le support idéal de la publicité puisqu’elle sert avant tout à promouvoir les produits ou les services d’une entreprise et, par conséquent, elle suscite le réflexe d’achat chez le consommateur. C’est d’ailleurs cette publicité qui permet à la marque d’acquérir une certaine notoriété.
Une marque est toujours protégée par rapport un territoire défini. Afin de faciliter les procédures, le dépôt d’une marque peut viser un ensemble de pays dont les plus connus sont : la marque Benelux qui couvre la Belgique, les Pays-Bas et le Luxembourg, ainsi que la marque de l’Union Européenne qui couvre les 27 États membres de l’UE.
De la demande de dépôt à l’enregistrement de la marque, toute la procédure se déroule en ligne, soit sur le site de l’OBPI , soit sur le site de l’EUIPO, selon le territoire envisagé.
Le coût d’une demande de dépôt varie en fonction du nombre de « classes » de produits et/ou de service pour lesquelles une protection est demandée. Une « classe » est un groupement de produits ou de services qui désigne le domaine d’activité concerné par la marque (vêtement, bijouterie, alimentaire, services juridiques ou comptables, etc.). En général, le prix de base pour une marque Benelux est de 244€ et pour une marque de l’UE le prix est de 850€ minimum.
Le grand avantage est qu’une marque, Benelux ou européenne, sera protégée pendant 10 ans à compter de la date du dépôt et cette protection est renouvelable indéfiniment !
Vous l’aurez compris, déposer une marque est un investissement souvent indispensable pour développer et protéger son business et pour se construire une réputation dans un environnement de plus en plus concurrentiel.
5) DISPOSER ET PROPOSER A SES CLIENTS Des Conditions Générales de Vente ET/OU DE PRESTATION DE SERVICES REDIGEES AVEC SOIN
Les conditions générales sont de véritable contrat au sens juridique du terme entre l’entreprise et le client. Ce document sert de base afin de vérifier quels sont les droits et obligations de chacun.
Son objectif ? Informer le client, avant toute transaction, des conditions et modalités de paiement, des règles en matière de livraison ou de prestation du service, de son droit de rétractation éventuel, etc.
Pour être opposables à votre client, les conditions générales de vente doivent lui être communiquées avant toute transaction, par exemple au moment de la commande ainsi qu’au dos des factures et, si vous disposez d’un site web, n’oubliez de faire figurer vos conditions générales sur votre site web.
6) SUR LE WEB ? : NE PAS OUBLIER DE DISPOSER DES documents légaux du site web
Si vous avez l’intention de créer une vitrine de vos activités ligne ou un « e-shop » à travers un site web, cette décision implique également la mise en place d’une série de documents légaux mis à disposition des utilisateurs de votre site web.
On pense notamment aux documents suivants :
- Les Conditions Générales d’Utilisation du site web : ce type de conditions générales permettent d’informer les utilisateurs du site web des conditions d’accès et d’utilisation du site web et de son contenu. Ces conditions générales vont permettront également de vous décharger de votre responsabilité vis-à-vis des contenus ou liens hypertextes illicites déposés sur votre site web par des tiers.
- La Politique de Confidentialité : la plupart des sites web collectent et traitent des données à caractère personnel de leur utilisateur (nom, prénom, adresse email, etc.). De tels traitements de données doivent respecter des conditions légales très strictes imposées par le fameux « RGPD » (ou le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel).
Entre autres, vous devez fournir aux visiteurs de votre site web une information claire, précise et compréhensible sur les traitements que vous effectuez avec leurs données, quelles données sont collectées, combien de temps conservez-vous ces données, etc.
- La Politique en matière de Cookies : si vous souhaitez exploiter des cookies pour, par exemple, mieux connaître vos visiteurs et leur comportement sur votre site, ou simplement améliorer l’expérience de l’utilisateur, le cadre juridique actuel impose d’avertir l’utilisateur de l’utilisation de cookies qui seront déposés sur son terminal (mobile, ordinateur, tablette) et de lui laisser le choix des les accepter ou refuser, en tout ou en partie.
7) EVITER LA DIVULGATION NON AUTORISEE DE VOS INFORMATIONS : L’ACCORD MUTUEL DE CONFIDENTIALITE (NDA)
Plus connu sous le nom de « NDA », l’accord mutuel de confidentialité est un indispensable si vous souhaitez présenter votre projet, vos idées, vos concepts, à un potentiel acheteur, partenaire ou investisseur.
En d’autres termes, c’est un contrat entre deux entités qui souhaitent s’échanger des informations confidentielles. Évidemment, ce document est indispensable avant toute négociation.
Grâce à ce contrat, vous allez pouvoir divulguer des informations sensibles ou secrètes à votre co-contractant tout en vous assurant que ces informations ne seront pas divulguées au public ou à un concurrent.
8) LES Aides à l’emploi EN CAS D’ENGAGEMENT D’UN TRAVAILLEUR
Vous pensez à engager du personnel pour vous aider au quotidien dans la gestion et le développement de votre entreprise mais vous redoutez le coût des cotisations patronales. Sachez qu’il existe des aides pour l’engagement de votre premier travailleur !
En effet, si vous engagez votre premier travailleur, vous pouvez bénéficier d’une exonération des cotisations patronales de base sans limite de temps. En d’autres termes, pour votre premier travailleur engagé, vous ne paierez aucune cotisation patronale de base pendant toute la durée de l’occupation de ce travailleur dans votre entreprise.
Les conditions à remplir sont relativement simples : il suffit que vous n’ayez jamais engagé (ou plus depuis 4 trimestres, soit un an) du personnel déclaré à l’ONSS. Pour bénéficier de cette exonération, il vous suffit de compléter la déclaration trimestrielle auprès de l’ONSS.
Bien entendu, cette exonération n’est pas liée à un travailleur en particulier, mais bien au premier engagement, ce qui signifie que si le travailleur quitte l’entreprise et est remplacé par un autre, la réduction sera toujours d’application.
Attention que cette mesure ne s’applique pas à l’engagement des étudiants, des apprentis ou des travailleurs occasionnels.
Sans rentrer dans les détails, il existe également des réductions forfaitaires des cotisations patronales de base, dont les montants et la durée varient, et ce jusqu’au 6ème travailleur au sein de l’entreprise.
À propos des auteurs
Adeline Balza & Frédéric Dechamps, Avocats chez Lex4U
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