[Coproduction] La digitalisation est dans l’air du temps. Cependant, notre époque est de plus en plus soumise à des régulations, réglementations et mises en place de normes qui ne cessent d’évoluer. Le monde de l’entreprise n’échappe pas à ce mouvement de numérisation et se retrouve souvent aux premières loges pour essuyer leur mise en œuvre. En la matière, on peut diviser les contraintes des régulateurs en deux parties distinctes.
La première concerne spécifiquement l’activité de l’entreprise. Chaque secteur est soumis à une réglementation qui est propre à son métier et pour laquelle les sociétés sont, en règle générale, à même de répondre efficacement en interne. Le cas échéant, ils peuvent également s’appuyer sur leur fédération professionnelle pour se conformer correctement à une nouvelle législation en vigueur.
La seconde concerne les réglementations générales qui englobent l’ensemble des secteurs d’activités. C’est, par exemple, le cas du règlement général sur la protection des données (RGPD) ou General Data Protection Regulation (GDPR). Ce règlement européen en matière de protection des données à caractère personnel est un produit de la digitalisation et s’adresse à toutes les organisations, dont les PME.
Or, ces différentes réglementations européennes et/ou internationales sont amenées dans l’avenir à se multiplier et à devenir de plus en plus complexes. Un défi supplémentaire pour les PME qui devront les mettre en application. Ces réglementations sont nécessaires mais constituent souvent des freins au développement des entreprises.
Adapter ses processus, source de contraintes
Une entreprise peut choisir de traiter ces problématiques régulatoires via des rapports manuels, des nouveaux processus et procédures afin de mettre en conformité tous les éléments concernés. Tout manquement en phase d’analyse nécessitera alors d’exécuter à nouveau l’ensemble du processus. Chaque année, l’application de ces mêmes processus et procédures nécessitent de se replonger dans la problématique avec des risques de perte de connaissances, de cohérence. Si les personnes en charge quittent la société ou si le projet est externalisé, ce risque est accru et le transfert de compétence constitue une problématique additionnelle. D’autant plus que les audits suivants pourraient détecter une baisse de qualité dans l’exécution des procédures.
Opter pour la digitalisation
Avec la numérisation, les connaissances sont consolidées grâce à la logique métier développée dans l’application et permettent une plus grande cohérence des données, ainsi qu’un meilleur contrôle qualité et ce, même si le projet est externalisé.
Une solution issue de la digitalisation peut automatiser les validations et corrections des éléments concernés par les régulations. Cela permet de limiter l’impact des redondances des contrôles, que ce soit pour un oubli d’élément, un nouvel élément ou simplement la réitération du processus l’année suivante. En outre, elle permet une gestion facilitée des données en accord avec RGPD. Elle permetdes rapports standardisés et protégés pour les audits internes et externes.
La numérisation est également évolutive et permet d’optimiser les fonctionnalités suivant ses besoins : accessibilité des données traitées pour utilisation lors d’audit interne ou externe, reporting, adaptation de la logique métier…
Au-delà de la solution digitale
La solution digitale augmente l’efficacité au sein de l’entreprise en accélérant l’accès aux données et en libérant du temps pour un processus intellectuel à plus haute valeur ajoutée : l’analyse des rapports et la mise en place de plans d’action dans le but d’optimiser ses processus, ses procédures, sa communication, etc.
Outre l’efficacité qu’elle apporte, la solution digitale offre dans une époque de plus en plus chronophage, le bien le plus précieux : le temps. Le temps – et l’argent – gagné grâce à une solution digitale va permettre à l’entreprise de le réinvestir dans la société et de se distinguer de la concurrence par des solutions toujours plus innovantes et ciblées.
Jean-Marc Heidingsfeld, Managing Partner de Keystone Solutions
Frédéric Dubois, Managing Partner de Keystone Solutions
Pour aller plus loin
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