La simplification des procédures et la publication en ligne auraient pour effet de rendre les marchés publics plus facilement accessibles aux PME bruxelloises. Le cas spécifique de Bruxelles Environnement démontre les progrès significatifs accomplis en ce sens.

Bruxelles Environnement (BE) est un grand expert des marchés publics. Cette administration au caractère singulier se préoccupe de l’environnement au sens le plus large du terme. Ses domaines d’activité en témoignent : qualité de l’air, énergie, gestion des sols, nuisances sonores, ondes électromagnétiques, gestion des déchets, durabilité, nature et biodiversité, bien-être animal, gestion des espaces verts et des milieux naturels, gestion des voies d’eau non navigables et lutte contre le changement climatique. On ne s’étonnera donc pas de voir BE lancer chaque année un grand nombre de marchés publics (voir encadré). Ils concernent l’achat de matériel (équipements de travail et de protection, mobilier durable, véhicules utilitaires, etc.), de services (travaux de recherche, conseil, expertise technique) ou de travaux (principalement l’entretien d’espaces verts).

Si l’administration bruxelloise de l’environnement excelle dans ce domaine, il n’en a pas toujours été ainsi. Un rapport de la Cour des Comptes daté du 17 juillet 2013 déplorait des erreurs et des inexactitudes de Bruxelles Environnement dans l’attribution de marchés publics. Une série de procédures furent qualifiées d’incomplètes ou dépassées. La situation et les problèmes épinglés dans le rapport n’ont heureusement plus rien à voir avec le fonctionnement actuel de l’institut. Bruxelles Environnement créa alors un service ‘Marchés Publics’, qui emploie aujourd’hui 9 équivalents temps plein, bien formés et en formation permanente (indispensable en raison des multiples réglementations). BE a également mis en œuvre des procédures opérationnelles internes soumises à des règles strictes pour l’enregistrement et l’archivage de toutes les pièces des dossiers.

Extra muros

Le service Marchés Publics occupe actuellement une position stratégique transversale au sein de BE. Il soutient d’autres divisions dans la publication d’appels d’offres. La qualité et le professionnalisme dans les procédures de sélection et d’attribution des missions reçoivent une attention particulière. À son tour, le service Marchés Publics fait appel à l’assistance d’un cabinet d’avocats spécialisé et à d’autres experts pour les dossiers particulièrement techniques et complexes et pour les matières juridiques très pointues.

La collaboration accrue entre ce service central et les autres divisions de BE fait l’objet d’un Service Level Agreement (SLA) et de réunions mensuelles d’un user club – rassemblant des représentants du département et des divisions opérationnelles – pour débattre de questions de procédures. « Nous intervenons de plus en plus extra muros », explique Nathalie Guilmin, porte-parole de Bruxelles Environnement. « Nous nous intéressons à la manière dont les multiples problématiques inhérentes aux appels d’offres sont traitées ailleurs et nous encourageons l’échange de bonnes pratiques avec d’autres administrations bruxelloises autonomes. »

Enchevêtrement de règlements

Exemple des problèmes typiques des marchés publics : la rédaction des cahiers de charges – et plus spécifiquement celle des clauses techniques – et l’analyse des offres. La réglementation à ce sujet évolue constamment. Citons d’abord la nouvelle directive européenne sur les marchés publics, convertie en directive belge et en vigueur depuis le 30 juin 2017. Viennent ensuite de multiples ordonnances et arrêtés du gouvernement de Bruxelles-Capitale, notamment en matière de contrôle administratif et budgétaire. Et enfin le Document Unique de Marché Européen (Dume), à propos duquel il subsiste beaucoup de flou. Pour l’aider à se conformer à toutes ces règles, BE fait  appel depuis plusieurs années à un logiciel qui vient en appui à l’intégration des principales dispositions des directives dans les cahiers de charges.

L’ancrage local constitue une autre priorité de la Région de Bruxelles-Capitale. Il faut que les PME locales aient de réelles chances face aux appels d’offres. Un rapport du bureau d’études Vito (voir notre article p. 60) constate en effet que ceux-ci contribuent considérablement au maintien de la compétitivité du marché local. Bruxelles Environnement en est intimement convaincu. « Nous souhaitons intensifier notre collaboration avec nos partenaires sur le terrain et avec de petites organisations spécialisées », déclare Nathalie Guilmin. « Nous travaillons avec Easybrussels à la simplification de nos procédures administratives pour permettre à des organisations plus modestes, qui ne disposent pas d’une assistance juridique et administrative, de répondre malgré tout à des cahiers des charges chronophages et complexes. »

À l’écoute du secteur privé

BE adopte et promeut les applications web proposées via la plate-forme fédérale e-Procurement, et plus particulièrement les applications e-Notification (pour la publication des marchés publics) et e-Tendering (pour la réception d’offres en format électronique). Les atouts de ces applications résident dans une efficacité accrue des procédures d’achat, la simplification administrative, la transparence des procédures relatives aux marchés publics et une concurrence plus saine. BE publie actuellement via la plate-forme e-Notification ses marchés dont le montant dépasse le seuil national de publication (144.000 €). Certaines missions nécessitent déjà le recours à la plate-forme e-Tendering pour la soumission d’offres. L’administration de BE généralisera progressivement l’utilisation d’e-Tendering pour la soumission d’offres relatives à des marchés de plus de 30.000 €.

« Outre ces publications en ligne, nous désirons organiser des sessions d’informations axées sur le tissu économique bruxellois et nous souhaitons participer activement aux séminaires de Beci », confie Nathalie Guilmin. « Ceci témoigne de notre volonté d’œuvrer à un rapprochement entre les secteurs public et privé. Nous voulons être à l’écoute de nos interlocuteurs dans le secteur privé et souhaitons ardemment renforcer les synergies avec ce secteur. Cette année encore, nous continuerons à nous investir dans la prospection de marchés publics qui incitent les gestionnaires des appels d’offres à mieux investiguer le secteur privé et à travailler davantage en interaction avec le tissu économique. »