La rentrée académique est là et peut-être recevrez-vous prochainement des candidatures d’étudiants désirant faire un stage. En effet, les stages font de plus en plus partie intégrante de la formation en hautes écoles, dans l’enseignement en alternance ou professionnalisant. Pour les étudiants, c’est l’occasion d’acquérir une expérience professionnelle. Mais les entreprises peuvent aussi y gagner.
Le stagiaire constitue une main d’oeuvre précieuse. En fonction de son expérience et de la durée du stage, il pourra s’acquitter de tâches plus ou moins complexes. Un stagiaire peut aussi être l’occasion de travailler sur des projets intéressants, en attente par manque de temps. Alexandra Van Hemeldonck, secrétaire générale de Belfius Foundation, raconte : « La Fondation Belfius a accueilli une stagiaire en dernière année de Master durant deux mois. Dès le troisième jour, elle se sentait comme un poisson dans l’eau. Je lui ai confié deux projets et elle a réalisé un travail formidable. Une vraie opportunité pour moi. »
Un stagiaire, c’est un vent nouveau sur l’entreprise. Les stagiaires (bien choisis) sont généralement plein d’enthousiasme. Ils ont envie d’apprendre et de montrer de quoi ils sont capables. Issus de la nouvelle génération et riches de connaissances fraîchement acquises, les stagiaires peuvent présenter de nouveaux outils de travail. « Nos étudiants en communication, par exemple, peuvent utiliser leur expertise pour présenter de nouveaux outils pas encore utilisés par la société et ainsi toucher les jeunes parfois peu représentés dans l’entreprise », explique Murielle Schiltz, coordinatrice de la pratique professionnelle en section communication de la Haute école Ichec-ISFSC.
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Faire appel à des stagiaires est aussi un excellent outil de recrutement. Tout au long du stage, vous avez l’occasion d’apprécier le travail et les compétences de votre stagiaire. Si le stagiaire se montre à la hauteur, pourquoi ne pas l’embaucher ? « Les stages créent par ailleurs des ponts entre les écoles et les entreprises. Pour peu que le maître de stage permette au stagiaire d’exploiter son potentiel, les entreprises découvrent parfois des perles », ajoute-t-elle.
Les stages sont aussi un bon moyen de donner une image positive de votre entreprise et de ses valeurs. « Montrer que l’on est une entreprise socialement engagée et désireuse de partager son savoir-faire avec les étudiants est bénéfique pour sa réputation », assure Murielle Schiltz.
Les conditions de la réussite : avant le stage
Que vous ayez reçu une candidature spontanée ou que vous recherchiez vous-même proactivement des stagiaires, il est impératif de vous poser au préalable certaines questions. « Tout d’abord, celle des objectifs », explique Murielle. « Pourquoi ai-je envie de prendre un stagiaire ? Qu’est-ce que je vais pouvoir transmettre à l’étudiant et qu’est-ce qu’il peut m’apporter ? Contactez l’école pour comprendre les objectifs pédagogiques du stage, peut-être différents des objectifs opérationnels ». Ensuite, on réfléchit aux missions et aux tâches à confier. « Plus l’offre de stage sera détaillée, plus facile il sera de trouver le bon stagiaire », assure la coordinatrice. « Suite à la candidature de ma stagiaire, j’ai discuté avec elle des tâches à effectuer, des objectifs poursuivis, du contexte dans lequel elle allait évoluer… Je voulais être sûre que ces missions l’intéressaient et voir avec elle si elle disposait des compétences requises (par exemple une aisance rédactionnelle), même si, bien sûr, elle était là aussi pour apprendre », explique Alexandra Van Hemeldonck.
Divers moyens existent pour recruter des stagiaires. L’un des plus efficaces consiste à adresser directement votre offre de stage aux écoles dont les cursus correspondent aux profils recherchés. Vous pouvez aussi publier l’offre de stage sur votre site, ou sur des plateformes spécialisées telles que Monstage.be, faire circuler votre offre sur les réseaux sociaux et la publier en interne pour profiter du réseau de vos employés.
Enfin, identifiez qui seront les personnes relais du stagiaire. Qui va le recruter ? Qui va l‘encadrer ? « Désigner une personne qui sera le référent du stagiaire est indispensable, tant pour l’entreprise que pour le stagiaire », assure Murielle Schiltz. D’un point de vue pratique, n’oubliez pas de préparer en amont l’arrivée du stagiaire en prévoyant, entre autres, un poste de travail, un badge, une boîte mail, etc.
Paroles d’étudiant
« J’ai débuté mon parcours académique par deux ans à l’université. Mais rapidement, j’ai eu envie de mettre en pratique les compétences acquises et je me suis réorienté vers une formation plus professionnalisante. Un stage de 10 semaines – que j’ai effectué dans une agence de publicité – était prévu en dernière année. J’ai eu la chance de tomber dans une entreprise très ouverte et j’ai pu rapidement avoir des responsabilités et mener à bien mes propres projets. Faire un stage permet de s’entraîner aux entretiens d’embauche, de découvrir le monde du travail et ses codes, d’étoffer son CV, de se créer un réseau et parfois de montrer certaines réalisations. C’est un véritable atout pour se lancer ensuite dans le monde du travail. La preuve : j’ai décroché un premier contrat dans l’agence où j’ai été stagiaire. » Augustin Ide, 24 ans, jeune diplômé en communication à l’ISFSC.
Pendant le stage
En début de stage, il faudra encadrer le stagiaire. Il doit apprendre et intégrer beaucoup d’éléments nouveaux. « Ce temps, il faut le voir comme un investissement », déclare Alexandra Van Hemeldonck. « Un stagiaire qui a acquis de bonnes bases est d’une aide précieuse. J’ai pu encadrer une étudiante qui est rapidement devenue autonome. Mais j’étais toujours disponible quand elle avait des questions », précise-t-elle.
Si vous sentez que votre stagiaire a du potentiel, proposez-lui davantage de responsabilités. « Le mot-clé est la confiance : dans les capacités du stagiaire et dans sa progression. Si vous ne donnez à votre stagiaire que des tâches répétitives et/ou dénuées d’intérêt, il se démotivera rapidement », développe Murielle Schiltz. Alexandra Van Hemeldonck partage cette opinion : « Les trois gages du succès sont la motivation du stagiaire (et le dynamisme en découle), ses compétences et sa capacité d’adaptation. J’ai laissé beaucoup d’autonomie à ma stagiaire et tout le monde en a été récompensé : elle, car elle a pu concevoir des projets de A à Z, et moi car cela m’a permis d’obtenir une étude préalable au lancement d’un projet qui me tenait à cœur et de réaliser des petits projets que je n’avais pas le temps de prendre en charge. »
Pendant le stage, il est important de prévoir des moments d’évaluation réguliers. Murielle Schiltz précise : « Redresser la barre, si nécessaire, permet à l’étudiant de se reprendre afin que l’expérience soit positive tant pour lui que pour la société. Sans perdre de vue toutefois que les stagiaires sont des jeunes encore en construction. On peut les mettre face à leurs faiblesses mais aussi les féliciter pour leurs forces. »
Après le stage
Pour que le stage porte ses fruits, une évaluation ou un feedback est nécessaire. À la fin du stage, faites le point avec votre stagiaire sur ses résultats et les missions accomplies. Montrez-vous ouvert et interrogez le stagiaire sur son ressenti, sa vision de l’entreprise, les conditions de travail etc.
À quoi penser sur le plan légal ?
Les étudiants amenés à accomplir un stage en entreprise en vue de leur diplôme ou certificat d’études sont couverts par leur institution d’enseignement supérieur. Pour éviter toute source de conflit ou de désillusion, l’entreprise conclut une convention tripartite avec le jeune et l’établissement d’enseignement. On y détermine, par exemple, les modalités du stage telles que la durée, les tâches du stagiaire, les horaires, les conditions de rupture et les modalités d’évaluation.
Ces stages sont non rémunérés. L’employeur ne peut donc pas octroyer de salaire au stagiaire. Il est néanmoins possible légalement de rembourser les frais encourus par le stagiaire pour l’accomplissement du stage (frais de déplacement, frais de repas, frais de logement).
Attention : les règles concernant les stagiaires étrangers sont plus strictes. En fonction de leur pays d’origine, certains étudiants doivent par exemple obtenir un permis de travail. Vous trouverez plus d’infos sur le site du SPF Emploi : www.emploi.belgique.be.