À l’instar du B2B ou du B2C, le B2G (business-to-government) possède ses propres codes et pratiques. La règlementation en matière de marchés publics a été améliorée et les seuils de publication des appels d’offres revus (voir notre édition de mars). Trouver un marché qui correspond à l’offre de votre entreprise est désormais facilité par une plateforme unique. Encore faut-il pouvoir s’en servir correctement, puis répondre à un cahier de charges.

En 2015, le gouvernement de la Région bruxelloise a décidé de créer une agence pour la simplification administrative. Easybrussels, placée sous la tutelle de la Secrétaire d’État chargée de la simplification administrative, Fadila Laanan, présente annuellement un rapport de suivi des projets au gouvernement. Citons par exemple l’e-guichet, la facturation électronique ou l’e-Procurement. Cette dernière plateforme est destinée à la publication et à la gestion en ligne des marchés publics.

Easybrussels organise notamment depuis plusieurs années des formations pour les agents publics et, depuis 2018, mène des actions de sensibilisation auprès des entreprises en collaboration avec Beci et les administrations bruxelloises. Cathy Marcus, déléguée au gouvernement bruxellois à la simplification administrative, qui dirige Easybrussels, a répondu à nos questions.

Pouvez-vous rappeler ce que sont les marchés publics et ce qu’ils représentent en termes de montants ?

Du point de vue légal, le marché public est un contrat conclu à titre onéreux entre un pouvoir adjudicateur (administration communale, ASBL financée majoritairement par les pouvoirs publics, entreprise publique…) et un opérateur économique (une entreprise ou un indépendant). Il existe trois grandes catégories de marché public : les fournitures, les services et les travaux. L’ensemble des commandes publiques en Belgique représente chaque année environ 15 % du PIB, soit plus de 50 milliards d’euros.

Comment faire la distinction entre marchés publiés et ceux qui ne doivent pas l’être ?

Deux types de marchés publics sont à distinguer : ceux qui tombent sous l’obligation légale de publication officielle (tout marché dont le montant est supérieur ou égal à 144.000 € HTVA sauf exceptions) et tous les autres marchés (dont le montant est inférieur). Dans ce deuxième cas, le pouvoir adjudicateur peut inviter à participer les opérateurs économiques de son choix (au moins trois).

Cathy Marcus, directrice d’Easybrussels.

Où trouver l’ensemble des marchés publics qui tombent sous l’obligation légale de publication ? Existe-t-il des différences entre Bruxelles, la Flandre et la Wallonie ?

Tous les marchés soumis à cette obligation sont publiés sur la plateforme e-Procurement, dans l’environnement « Bulletins des adjudications » (BDA). Cette publication s’effectue grâce au module e-Notification (voir encadré « Pour aller plus loin »). Les opérateurs économiques peuvent aussi utiliser ce module gratuitement pour retrouver des marchés ou créer des profils de recherche automatique avec notification par e-mail.

Des marchés de 144.000 € HTVA ou plus, cela peut sembler « trop gros » pour beaucoup de PME et d’indépendants en Région bruxelloise… Quelles sont les opportunités pour ce type d’opérateurs économiques ?

Pour encourager leur participation, la loi du 17 juin 2016 sur les marchés publics a mis en place un système d’allotissement obligatoire. Le pouvoir adjudicateur qui lance un marché supérieur à 144.000 € HTVA a aujourd’hui l’obligation de le diviser en lots (minimum deux). La plateforme e-Procurement propose également l’environnement « Free Market », qui permet aux organismes publics de publier leurs marchés inférieurs à 144.000 € HTVA. Plusieurs administrations bruxelloises (régionales et locales) ont commencé à l’utiliser pour différentes catégories de marché.

Pour les marchés bruxellois qui ne doivent pas être publiés, quel conseil pouvez-vous donner aux petites entreprises pour les inciter à participer ?

La meilleure méthode reste la prospection « traditionnelle ». Il ne faut pas hésiter à contacter directement les responsables des marchés publics au sein des administrations afin de faire connaître l’expérience et les références de l’entreprise dans le domaine visé. Si cette méthode n’offre aucune garantie d’être recontacté, il ne faut pas sous-estimer le besoin des administrations de trouver de nouveaux fournisseurs ou prestataires pour mieux répondre à leurs attentes.

Quels derniers conseils  pour l’utilisation de la plate-forme e-Procurement ?

Lancez-vous ! Même si l’outil informatique en général peut parfois susciter des réserves, il n’a jamais été aussi facile de participer à des marchés publics en Belgique. Pour les entreprises et les indépendants qui n’ont jamais utilisé e-Procurement, il est recommandé d’utiliser directement le module e-Notification pour effectuer des premières recherches correspondant au secteur d’activité. L’application est assez simple d’utilisation et, en cas de besoin, des supports (manuel, check-list…) sont disponibles en ligne. Le SPF Stratégie et Appui organise également des sessions d’information gratuites à la demande. Sur base de ces premières recherches, l’entreprise peut décider de s’inscrire sur e-Procurement et configurer des profils de recherche automatique, ce qui lui permettra de recevoir directement des opportunités de marché dans sa boîte mail.

Marchés publics : 4 règles d’or

Un marché public est un véritable parcours du combattant. Il faut passer tous les obstacles et ne pas oublier une étape pour obtenir le marché. Il est donc utile de s’arrêter un instant sur les erreurs les plus fréquentes commises par les entreprises.

1. La signature de l’offre : L’offre doit être signée par la personne qui est compétente ou mandatée à représenter la société. Quand l’offre est déposée par une personne physique, celle-ci doit signer elle-même. Quand l’offre est déposée par une société, la signature doit émaner de son représentant organique (conseil d’administration pour une SA ou deux administrateurs si les statuts le prévoient – gérants d’une SPRL), ou d’un mandataire muni d’une procuration spéciale. La signature d’une offre n’est pas en soi un acte de gestion journalière. À cet égard, il faut rappeler qu’un scan de signature ne suffit pas et que, quand l’offre doit être déposée sous format électronique, la signature électronique s’applique. En d’autres termes, c’est la personne qui dépose l’offre sur la plateforme électronique (et dont la carte d’identité est utilisée) qui signe l’offre.
2. Le dépôt d’une offre: Toute demande de participation ou offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date et l’heure ultimes de dépôt prévues dans les documents du marché. Les demandes de participation et offres tardives ne sont pas acceptées. Soyez donc vigilants.
3. La régularité: La régularité d’une offre implique que celle-ci soit conforme à toutes les exigences prévues par le pouvoir adjudicateur dans les documents du marché, ainsi qu’à la réglementation relative aux marchés publics (arrêté royal du 14.01.2013). Si un soumissionnaire s’écarte de ce que le pouvoir adjudicateur exige, il y a une chance réelle que son offre soit écartée. C’est pourquoi les soumissionnaires ne peuvent en aucun cas déclarer leurs conditions générales applicables au marché lancé. En effet, celles-ci différeront de manière trop importante des règles générales prévues par l’AR du 14.01.2013.
4. La possibilité de poser des questions: Un soumissionnaire a le droit de poser des questions au pouvoir adjudicateur au plus tard dix jours avant la date ultime de réception des offres. En pratique, trop peu de soumissionnaires le font. Or, faute de questions, le pouvoir adjudicateur peut par la suite déclarer qu’un soumissionnaire n’a plus d’intérêt à contester la décision d’attribution du marché, parce que ce dernier a participé au marché sans faire de remarques préalables. Les soumissionnaires ne doivent donc pas hésiter à poser des questions sur certains points ou éléments qui ne seraient pas clairs.