Tout marché public supérieur à 144.000 euros doit être publié électroniquement sur la plateforme e-Procurement. À partir du 1er janvier 2020, toutes les offres des entreprises devront aussi être envoyées de manière électronique. Les objectifs principaux : simplification administrative et transparence. D’après Brahim Ammar Khodja, chargé de projet chez Easybrussels, la méthode devrait profiter tant aux administrations qu’aux entreprises.
Les marchés publics représentent une part non négligeable de l’économie de notre pays. En effet, chaque année, l’ensemble des commandes publiques en Belgique avoisine 15 % du PIB, soit plus de 50 milliards d’euros. Et comme tous les autres acteurs de l’économie, les marchés publics n’échappent pas à la digitalisation.
Économie et transparence
Depuis fin 2017, les autorités régionales bruxelloises qui souhaitent ouvrir un marché public doivent placer les documents du marché en ligne via l’application e-Procurement. Cette application offre aux pouvoirs adjudicateurs la possibilité de publier leurs marchés publics de manière électronique aux niveaux belge et européen. Cette même application permet aux opérateurs économiques de prendre connaissance des avis de marchés et de consulter les documents du marché qui s’y rapportent.
« L’e-Procurement a pour objectif d’informatiser les processus et les transactions en rapport avec les marchés publics et ceci via des applications internet », explique Brahim Ammar Khodja, chargé de projet chez Easybrussels. « L’utilisation de l’e-Procurement représente une économie importante (coût du courrier, du papier, etc.), tant pour les administrations que pour les entreprises avec, à la clé, une plus grande efficacité des procédures d’achat. L’e-Procurement assure par ailleurs une plus grande transparence des procédures de marchés publics, ce qui entraîne une meilleure accessibilité pour les petites entreprises et une plus grande concurrence. »
Une digitalisation bientôt obligatoire
Dès 2020, l’utilisation de l’e-Procurement sera aussi obligatoire pour la réception des offres électroniques. Et Brahim Ammar Khodja se réjouit de voir qu’en Région bruxelloise, tant les administrations que les entreprises ont déjà bien anticipé cette nouvelle réglementation. « En 2018, 92 % des offres faites aux administrations régionales bruxelloises ont été envoyées de manière électronique. » L’e-Procurement est donc déjà largement adopté en Région bruxelloise, tant du côté des administrations que de celui des entreprises.
Selon le chargé de projet, l’annonce de l’échéance pour 2020 a encouragé les différentes parties prenantes à se former et se lancer. « Cette prise de conscience, conjuguée à nos actions de communication et à une digitalisation qui entre de plus en plus dans les mœurs, a permis à la Région de Bruxelles-Capitale de réaliser de gros progrès en 2018. »
Easybrussels pour vous aider
Pour se faire aider dans cette transition, les administrations peuvent faire appel à Easybrussels, l’Agence bruxelloise pour la simplification administrative. « Notre mission principale est d’accompagner les administrations régionales et locales dans les projets visant à faire diminuer les charges administratives. Parmi ces projets, on peut citer l’e-guichet, la facturation électronique ou l’e-Procurement », explique M. Khodja. Dans le cadre de la nouvelle réglementation, former les agents des administrations bruxelloises (régionales et locales) à l’utilisation des modules d’e-Procurement est devenu une nécessité. « En 2018, Easybrussels a ainsi conclu un accord avec l’École régionale d’administration et formé 221 agents à l’utilisation de l’application e-Notification (module pour la publication des marchés publics) et 203 agents à l’utilisation de l’application e-Tendering (module pour la gestion des offres électroniques). »
Des actions de communication ont été menées auprès des entreprises. Un courrier a ainsi été envoyé à plus de 4.000 fournisseurs du Service Public Régional de Bruxelles pour les inviter à s’inscrire à la plateforme e-Procurement. « Une fois inscrites, les entreprises peuvent se tenir informées des opportunités de marchés publics en Région de Bruxelles-Capitale. Elles ont également la possibilité de recevoir des notifications lorsqu’un marché public correspondant à des critères prédéfinis est mis en ligne. » Plusieurs sessions d’information ont aussi été co-organisées par Easybrussels, Beci et Bruxelles-Environnement pour présenter les avantages de l’e-Procurement pour les entreprises.
Prochaine étape : la facturation électronique
L’une des prochaines grandes étapes de la digitalisation des marchés publics est la facturation électronique (e-invoicing). « C’est l’un des grands projets que nous souhaitons porter en 2019 », assure Brahim Ammar Khodja. Par suite d’une directive européenne, ce mode de facturation va progressivement devenir la règle pour les marchés publics d’ici 2020. L’e-invoicing doit permettre une baisse du délai de paiement aux entreprises et ainsi encourager un plus grand nombre de PME à travailler pour les pouvoirs publics. « En collaboration avec l’administration régionale Bruxelles Finance-Budget et le SPF Bosa (ex-Fedict), nous comptons accompagner les administrations dans cette transition. Comme pour l’e-Procurement, nous organiserons des actions de communication à destination des entreprises pour les informer des nouvelles obligations et des solutions techniques existantes pour envoyer des factures électroniques. En collaboration avec BECI, hub.brussels et les administrations bruxelloises, nous poursuivrons également nos actions de sensibilisation vers les entreprises pour nous assurer qu’un maximum de petites entreprises puissent participer aux marchés publics en Région de Bruxelles-Capitale », conclut-il.
Brahim Ammar Khodja
3 conseils pour participer aux marchés publics
Inscrivez-vous sur e-Procurement (c’est gratuit !)
Sur e-Procurement, vous trouverez des milliers de marché publiés annuellement dans des secteurs très divers (construction, services informatiques, fournitures de mobilier de bureau…). Pour retrouver les marchés publics qui peuvent correspondre à l’activité de votre entreprise, il suffit de s’inscrire (gratuitement) à la plateforme e-Procurement. Vous pourrez également y créer des profils de recherche pour recevoir automatiquement la liste des marchés publiées qui correspondent à vos critères (zone géographique, catégorie d’activité, mots-clés…).
Afin d’aider les nouveaux inscrits à l’utilisation d’e-Procurement, il existe un guide spécifique pour les entreprises sur le site www.publicprocurement.be
Préparez-vous à la signature électronique
Si vous souhaitez participer à un marché public sur e-Procurement, l’administration exigera probablement que vous signiez votre offre électroniquement. Pour cela, il faut veiller à déterminer qui a le pouvoir légal de signature dans les statuts de l’entreprise. Ensuite, la personne habilitée à signer doit disposer de sa carte d’identité électronique et de son code pin pour pouvoir signer l’offre sur la plateforme e-Procurement. Pour éviter un stress inutile, il est conseillé de tester sa signature électronique à l’avance sur e-Procurement.
Faites-vous connaître auprès des administrations
Une grande partie des « petits marchés » (sous le seuil de 144.000 € HTVA) ne sont pas publiés sur e-Procurement. Pour maximiser vos chances d’y participer, il est recommandé de vous faire connaître auprès des administrations de votre région en identifiant les personnes ou les départements qui pourraient être intéressés par vos services. Même si vous n’avez jamais la garantie d’être recontacté (comme pour la prospection classique), il ne faut pas sous-estimer les opportunités dans ce domaine.