Avec le mouvement #PlayFair BECI veut conscientiser les petites, moyennes et grandes entreprises aux conséquences parfois dramatiques des factures payées en retard ou non payées.
Les excuses les plus fréquemment utilisées sont directement liées à la facture envoyée. Ce genre de réclamations peuvent être évitées. Nous avons récolté les meilleurs conseils de Graydon, une société d’informations belge, pour rédiger des factures correctes, claires et efficaces, les voici :
- Au plus vite au mieux
Facturez vos clients le plus vite possible et maximum 5 jours après la date de facture. Surtout pas à une date passée sinon cela vous fera paraître, vous, pour le retardataire. - Délais précis
Posez un délais clair pour percevoir votre paiement. Si vos clients remarquent que vous n’êtes pas très strict avec les délais, ils se permetteront également d’appliquer des délais plus longs. - Communication claire
Vérifiez que toutes vos formulations de phrases soient claires et précises. Votre client ne doit se poser aucune question, tout doit être limpide sur la façon dont il doit vous payer pour le service rendu ou les biens vendus. Les étapes doivent être simples, correctes et clairement formulées ; aucune confusion ne doit être possible. Mettez-vous à la place du client. Est-ce que cette facture est univoquement interprétable ? - Impliquer les personnes responsables
La comptabilité, le département des ventes, le service clients, le service juridique,… tous ces départements peuvent être parties prenantes et contribuent à un processus correct de facturation et de paiement. - Lisibilité parfaite
Cela coule de source et pourtant, ce n’est pas toujours le cas. Votre facture doit être parfaitement lisible sur écran et sur papier ! Envoyez toujours vos factures au format PDF pour que vos clients ne doivent pas les exporter, chercher comment faire, télécharger un logiciel, etc. - Ecrivez dans votre langue
Légalement, les mentions obligatoires de votre facture doivent être rédigées dans la langue du fournisseur. Si ce n’est pas le cas, elle n’est pas légale.
Par contre, pour les champs non obligatoires, vous avez le choix de les écrire dans votre langue ou celle du client. - Factures électroniques
Elles sont moins chères que les factures papier (6€ contre 30€ !) et permettent un meilleur suivi.
Des factures électroniques c’est un gain de temps, d’argent, une clarté sur les factures envoyées et non payées, des rappels automatiques, un envoi plus rapide, un meilleur suivi des factures et donc un paiement plus rapide également, des statistiques générées automatiquement et directement ajoutées au dossier.
Que des avantages donc ? Effectivement, la seule condition pour pouvoir s’en servir est que votre client accepte cette facturation électronique. Dès que cette étape est faite, à vous la simplicité de l’e-invoicing !
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour ne plus recevoir de plaintes de la part de vos clients.