[Coproduction] Les remboursements de frais qui sont exposés par les travailleurs pour les besoins de l’exercice de leur fonction sont, en principe, exonérés de cotisations de sécurité sociale et d’impôts. Sont visés, par exemple, les frais pour l’aménagement d’un bureau à domicile, les frais de parking, les frais de car wash ou encore les frais de représentation (petits cadeaux d’affaires, participation à des événements professionnels, etc.).
Dans ce cadre, nombreuses sont les entreprises qui accordent aux travailleurs concernés des indemnités forfaitaires de frais, très souvent sur base mensuelle. En effet, un remboursement sur base réelle, via notes de frais et sur présentation de pièces justificatives, pose souvent des problèmes pratiques pour les employeurs (lourdeur administrative, etc.).
Précisons que ces remboursements de frais propres sont déductibles pour l’employeur à l’impôt des sociétés (dans certains cas de manière limitée), pour autant qu’il en soit fait mention sur fiche fiscale.
La prudence s’impose toutefois lorsque l’employeur établit et met en œuvre une politique de forfaits de frais.
En effet, le service d’inspection de l’ONSS, en particulier, postule régulièrement la régularisation de cotisations sociales sur tout ou partie des indemnités forfaitaires. Soit parce qu’il constate des « doublons » avec des remboursements sur base réelle. Soit parce qu’il estime que l’employeur (qui a la charge de la preuve) ne démontre pas que les montants des forfaits couvrent, de manière raisonnable, des dépenses effectivement supportées par les travailleurs concernés.
Pour éviter une requalification des forfaits en rémunération et ses lourdes conséquences financières (sur le plan parafiscal et fiscal), il n’existe pas de « formule magique », mais bien certaines recommandations pratiques. Si elles sont suivies, ces recommandations permettent en tous cas aux employeurs de sécuriser leur pratique de forfaits de frais et donc d’anticiper une possible remise en cause de ceux-ci en cas de contrôle (social ou fiscal).
Nous vous donnons, ci-après, 5 recommandations pratiques.
- Procéder par catégorie de fonctions et par poste de frais
Il est conseillé de procéder par catégorie de fonctions, à savoir octroyer un même forfait pour tous les travailleurs qui exercent une fonction de même nature.
En effet, sauf spécificités à démontrer, ces travailleurs supportent, en principe, les mêmes frais, dans la même ampleur.
Il convient aussi de ventiler, précisément et sur la base de critères sérieux, le montant forfaitaire alloué par poste de frais (frais de bureau à domicile, frais de représentation, etc.). Un montant global suscite en effet des questionnements en cas de contrôle.
Concrètement, il faut donc établir un tableau à double entrée qui mentionne un montant forfaitaire mensuel par (1) catégorie de fonctions et (2) par type de frais.
- S’aligner sur les montants forfaitaires admis par l’ONSS et le fisc
Dans ses « Instructions », l’ONSS valide, pour certains types de frais et à certaines conditions, des montants forfaitaires déterminés (par exemple, actuellement 126,94 EUR par mois pour des frais de bureau à domicile ; 15 EUR par mois pour les frais de parking). L’administration fiscale fait de même, notamment au moyen de circulaires fiscales (par exemple, actuellement 20 EUR par mois pour l’usage de l’ordinateur privé en cas de télétravail) ou de décisions fiscales anticipées.
Si l’employeur souhaite accorder des forfaits au-delà des plafonds, il doit en principe prouver la réalité des frais additionnels exposés par ses travailleurs, ce qui n’est pas évident.
Même si ces forfaits issus de la « jurisprudence administrative » ne sont pas juridiquement contraignants, il est recommandé à l’employeur de s’aligner (ou de se rapprocher au maximum) de ceux-ci en pratique.
- Faire valider le montant des indemnités forfaitaires par le Service des rulings fiscaux
Il est conseillé de faire valider les forfaits de frais ainsi fixés par le Service des rulings (ou le Service des Décisions Anticipées en matières fiscales).
Un ruling fiscal peut être un élément déterminant dans la justification par l’employeur de sa pratique de forfaits de frais, d’autant plus si les instances (para)fiscales ne donnent pas d’indication de forfait pour tel ou tel type de frais.
C’est le cas, par exemple, pour les frais de représentation pour lesquels l’ONSS ne mentionne pas de forfait dans ses « Instructions ».
En effet, même si les autorités de sécurité sociale (ONSS et son service d’inspection) ne sont pas légalement liées par un ruling fiscal, c’est un élément très important dans l’appréciation du dossier. En vertu de la réglementation, la notion de « frais propres à l’employeur » est en effet identique sur le plan fiscal et de la sécurité sociale. Autrement dit, puisqu’un ruling fiscal est obtenu à la suite d’un examen sérieux par le SDA de la réalité des frais et du caractère raisonnable des forfaits, il doit être pris en considération pour les besoins de la sécurité sociale également.
Notons que la procédure devant le Service des rulings commence par une phase de prefiling qui est confidentielle.
- Eviter les doubles emplois
Rien n’interdit, au sein d’une entreprise, que des remboursements de frais sur présentation de pièces justificatives coexistent avec l’octroi de forfaits (mensuels) de frais.
Toutefois, il est essentiel que les remboursements sur base réelle ne couvrent pas des frais déjà couverts par le forfait, par exemple des petits frais de parking couverts par un forfait mensuel de 15 EUR, mais également remboursés via note de frais, sur la base de tickets.
Autrement dit, il faut éviter les « doublons ». C’est une règle d’or. A défaut de la respecter, les forfaits de frais constitueraient de la rémunération déguisée.
Naturellement, des frais professionnels plus importants non couverts par le forfait (par exemple, des frais d’hôtel ou de restaurant) peuvent toujours être remboursés par l’employeur via notes de frais ou carte de crédit (moyennant justificatifs).
- Formaliser la pratique des forfaits de frais
Il est également très important de formaliser la pratique des forfaits de frais dans l’entreprise, par exemple via des avenants au contrat de travail ou une policy reprenant notamment les modalités d’octroi des forfaits de frais (proportionnellement aux absences de longue durée, à la durée du travail à temps partiel, etc.).
Des règles claires doivent également être prévues de manière à éviter les « doublons ».
Avocat Senior Associate Claeys & Engels
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Beci organise le 17 mars prochain le séminaire « Remboursement de frais à vos travailleurs – recommandations pratiques et pièges à éviter »
Les remboursements de frais exposés par les travailleurs pour les besoins de l’exercice de leur fonction (par exemple, des frais de représentation) sont, en principe, exonérés de cotisations de sécurité sociale et d’impôts.
Dans ce cadre, nombreuses sont les entreprises qui accordent des indemnités de frais fixées forfaitairement, très souvent sur base mensuelle. Toutefois, la prudence s’impose, sachant notamment que l’Inspection de l’ONSS postule régulièrement la régularisation de cotisations sociales sur tout ou partie de ces forfaits.
Dans ce contexte, le séminaire proposé vous apportera des recommandations pratiques vous permettant en tant qu’employeurs de sécuriser votre pratique de forfaits de frais (par exemple, via une demande de ruling fiscal) et d’anticiper une possible contestation sur le plan (para)fiscal.
