Les vacances annuelles : comment éviter les « troubles in paradise » ?

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Un accord collectif ou individuel est nécessaire pour la fixation des jours de vacances. Quelles sont les règles et quels sont les points d’attention à observer afin d’éviter des frustrations et autres soucis ?

Vacances collectives : les règles du jeu

Dispositions sectorielles – Il convient tout d’abord de vérifier si une initiative a été prise au niveau sectoriel en matière de congé collectif. Les commissions paritaires peuvent prendre des décisions quant à la date des vacances et leur fractionnement jusqu’au 31 décembre de l’année précédant celle au cours de laquelle les vacances doivent être prises. Il s’agit toutefois souvent d’une simple recommandation (comme dans le secteur de la construction). En cas de recommandation, il peut y être dérogé au niveau de l’entreprise.

Au niveau de l’entreprise – Dans le cas où la commission paritaire n’a pas pris de décision ou ne l’a pas fait à temps, le conseil d’entreprise peut fixer la période de vacances collectives. A défaut de conseil d’entreprise ou de décision du conseil d’entreprise, un système de cascade est d’application (la délégation syndicale ou les travailleurs). Il n’existe pas de délai légal pour ces décisions au niveau du conseil d’entreprise mais il est évidemment nécessaire de déterminer la date des vacances collectives en temps utile afin de permettre aux travailleurs de s’organiser en conséquence. L’accord sur les dates des vacances collectives doit être inscrit dans un avenant au règlement de travail.

Vacances individuelles : first come, first served ?

En général – Dans le cas où aucune décision n’a été prise à l’un des niveaux précédents, la décision de prise de vacances doit être fixée de commun accord entre l’employeur et le travailleur. La procédure relative à la demande des vacances individuelles figure, en général, dans le règlement de travail.

Lorsque l’employeur et le travailleur ne s’entendent pas sur les dates de vacances, le travailleur peut introduire une procédure en référé devant les juridictions du travail afin d’obtenir l’accord sur sa demande de vacances, ce qui est très exceptionnel dans la pratique.

Règles de base – Bien qu’un accord soit toujours nécessaire, il y a quelques règles que vous devez prendre en compte.

Le parent qui a un/des enfant(s) scolarisé(s) est prioritaire sur les membres du personnel qui n’ont pas d’enfant scolarisé pour prendre des vacances durant la période de vacances scolaires. Il s’agit de la seule règle de priorité pour planifier les vacances. Depuis l’année scolaire 2022-2023, les périodes de vacances scolaires en Wallonie et à Bruxelles sont différentes des périodes de vacances scolaires en Flandre. L’employeur doit tenir compte de cet aspect.

L’employeur doit toujours garantir à chaque membre du personnel une période ininterrompue d’une semaine de congé. De plus, l’employeur doit garantir une période ininterrompue de deux semaines de congé entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf si le travailleur ne le souhaite pas.

Détermination des règles relatives aux vacances – Afin d’éviter toute discussion, il est conseillé à l’employeur de déterminer les règles relatives aux vacances et de les inscrire dans le règlement du travail ou dans une policy. Les éléments suivants peuvent notamment être pris en compte :

Tout de même des troubles au paradis durant les vacances ?

Toutes les vacances n’ont pas été prises – Pour l’instant, la législation prévoit qu’un travailleur doit prendre ses jours de congé légaux avant le 31 décembre de l’année de vacances. À partir de l’année de vacances 2024, les jours de vacances qui n’ont pas pu être pris en raison de certaines interruptions de travail (comme une maladie, un congé de maternité ou un accident du travail) pourront être reportés jusqu’à 24 mois après la fin de l’année de vacances. En ce qui concerne les congés extralégaux, la flexibilité est plus grande : même aujourd’hui, il n’est pas nécessaire de les prendre avant une certaine date. L’employeur est libre de fixer des règles à ce sujet dans le règlement du travail ou dans une policy.

Maladie durant les vacances – Actuellement, le travailleur qui tombe malade pendant son congé ne peut pas convertir ces jours en jours de maladie. A partir de l’année de vacances 2024, ces jours de vacances pourront également être convertis en jours de maladie à la condition qu’en cas de maladie pendant les vacances, le travailleur communique immédiatement à l’employeur son adresse de résidence (s’il ne s’agit pas de son domicile), et qu’il présente un certificat médical (à partir du premier jour d’incapacité de travail). Le travailleur qui veut convertir ses jours de vacances devra en informer explicitement son employeur. Le travailleur a alors droit à un salaire garanti pour ces jours de maladie.

Retrait des vacances – Il est possible que le travailleur ou l’employeur veuille retirer les jours de vacances approuvés (last minute) et ce pour diverses raisons (urgence dans un dossier, deadlines, mauvais temps, vols annulés, …). Ni l’employeur, ni le travailleur ne sont tenus de se conformer à une telle demande de l’autre partie. En effet, les changements ne peuvent se faire que de commun accord. Il est conseillé également de réglementer de telles situations dans le règlement du travail ou dans une policy.

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