Contexte de la déconnexion au travail
Le numérique a bouleversé les codes et aboli la frontière entre vie professionnelle et vie privée, pouvant créer de véritables addictions ou générer stress et risques psychosociaux au travail. Les frontières entre vie professionnelle et vie privée sont devenues poreuses.
Depuis avril 2018, les entreprises doivent consulter leur Comité pour la Prévention et Protection au Travail au sujet de la déconnexion du travail et de l’utilisation des moyens de communication en vue de permettre aux travailleurs de préserver un équilibre entre leur vie professionnelle et vie privée. L’adoption de cette nouvelle loi est une occasion, pour les entreprises, de repenser l’utilisation du numérique pour réfléchir aux relations sociales et répondre aux défis d’innovation, comme aux attentes de leurs travailleurs.
Les enjeux que pose la réflexion sur la déconnexion au travail sont à la fois organisationnel, légaux, financiers et sociaux.
Un outil de prévention du burn-out mais pas que…
Le syndrôme du burn-out numérique est un véritable problème dans le monde moderne du travail et si les employeurs ne prennent pas les mesures adéquates, il peut s’avérer coûteux pour l’entreprise. En effet, si les outils numériques facilitent et augmentent les échanges au sein de l’entreprise, ils peuvent également constituer un frein à l’innovation et un facteur d’addiction voire de stress pour les travailleurs.
Le burn-out numérique non seulement nuit à la santé des travailleurs mais peut parfois leur faire commettre de graves erreurs. Les employeurs désireux d’attirer et retenir les meilleurs talents se doivent de rendre le lieu de travail aussi attrayant que possible.
L’inscription proactive de ce point à l’agenda du Comité pour la Prévention et Protection au Travail (CPPT) n’est pas qu’une question de respect de la législation applicable : dans le marché du travail actuel, l’employeur avisé qui mène une politique cohérente et attrayante de déconnexion peut se démarquer de la concurrence lorsqu’il recrute, intègre et retient à long terme les meilleurs talents.
La marge de manœuvre laissée aux entreprises
Le 26 mars 2018, une nouvelle loi a été adoptée mettant en œuvre l’obligation pour l’employeur d’inscrire le point de « la déconnexion au travail » et l’utilisation des outils de communication numérique à l’agenda du CPPT. Ces points concernent, en particulier, la politique de l’entreprise relative à la disponibilité du travailleur pendant son temps libre, après ses heures de travail normales. L’utilisation de téléphones mobiles, smartphones, tablettes et ordinateurs portables rendent les employés de plus en plus disponibles pour travailler lorsque la journée de travail normale est terminée.
L’introduction et l’utilisation efficaces des technologies numériques requièrent des employeurs qu’ils informent leurs travailleurs des avantages et inconvénients de celles-ci, tout en accordant une attention particulière aux questions de protection de la vie privée et des données.
L’objectif de la concertation au sein du CPPT est d’assurer le respect des temps de repos, des vacances annuelles et de permettre aux travailleurs de préserver un équilibre entre leur vie professionnelle et vie privée. Ce faisant, les mesures mises en place suite à cette concertation ont pour effet de prévenir ou réduire les risques psycho-sociaux au travail.
Dans le cadre de cette concertation régulière, le CPPT peut émettre des avis et formuler des propositions à l’employeur. Les accords qui en découlent peuvent être, au choix, intégrés dans le règlement de travail, inscrits dans une charte d’entreprise ou, encore, dans une convention collective d’entreprise.
Et concrètement ?
Les mesures que l’entreprise peut proposer dans le cadre de cette concertation sont plus ou moins contraignantes, au choix de celle-ci. La loi du 26 mars 2018 laisse une grande marge de manœuvre aux entreprises pour l’adapter à leurs activités.
Lors de la réflexion sur sa politique numérique, l’entreprise doit, avant tout, proposer des modalités de gestion des outils numériques (et de déconnexion) réalistes et adaptés à la réalité de son activité, de la division ou département / fonction concernés par ces mesures ainsi qu’à la population de l’entreprise. Seule une politique réfléchie globalement et, ensuite, élaborée sur-mesure répondra de manière efficace et tangible aux besoins de l’entreprise.
Une première catégorie d’options contraignantes recouvre, par exemple:
- le blocage des connexions à distance en dehors des heures normales de travail (week-end, congés annuels),
- l’organisation de (demi-)journées sans e-mails,
- la mise en place d’une obligation de se déconnecter pendant les réunions.
Une seconde catégorie (moins contraignante) pourrait inclure :
- l’organisation de formations pour votre personnel et les membres de la direction afin de les sensibiliser à l’utilisation des outils de communication,
- la diffusion d’une charte contenant les « best practice » en matière d’utilisation du courrier électronique et des réseaux sociaux,
- la vérification que les employés utilisent correctement l’option « Out of office », en redirigeant l’e-mail envoyé vers la boîte email d’un collègue afin de ne pas être dérangé pendant leurs vacances (par exemple, par une réponse automatique à l’expéditeur l’invitant à contacter une autre personne en l’absence du destinataire),
- l’utilisation des formules « non-urgent », « urgent » ou « aucune réponse nécessaire » dans l’objet des e-mails.
Vinciane Rysselinck Senior Counsel, Osborne Clarke
Johanna Van Herreweghen Senior Associate, Osborne Clarke
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