Remboursement de frais à vos travailleurs

Nouveautés, recommandations pratiques et pièges à éviter

Mardi 21 mai 2024 de 14h à 17h (en présentiel)

Les remboursements de frais exposés par les travailleurs pour les besoins de l’exercice de leur fonction (par exemple, des frais de représentation) sont, en principe, exonérés de cotisations de sécurité sociale et d’impôts.

Dans ce cadre, nombreuses sont les entreprises qui accordent des indemnités de frais fixées forfaitairement, très souvent sur base mensuelle. Toutefois, la prudence s’impose, sachant notamment que l’Inspection de l’ONSS postule régulièrement la régularisation de cotisations sociales sur tout ou partie de ces forfaits.

Dans ce contexte, ce séminaire vous apportera des recommandations pratiques vous permettant en tant qu’employeurs de sécuriser votre pratique de forfaits de frais (par exemple, via une demande de ruling fiscal) et d’anticiper une possible contestation sur le plan (para)fiscal.

Les nouveautés en la matière seront mises en évidence, dont les lignes de conduite, souvent non publiées, du Service des rulings et/ou de l’ONSS, s’agissant des indemnités de télétravail notamment.

PROGRAMME

Nadège Toussaint, notre oratrice, exposera les points d’attention associés à une politique de forfaits de frais et vous donnera des recommandations pratiques, basées sur son expérience des contrôles sociaux et de demandes de rulings fiscaux.

Elle répondra aux questions suivantes :

• Que couvre la notion de «frais propres à l’employeur» ?
• Quelles sont les méthodes possibles de remboursement de ces frais ?
• Comment procéder pratiquement pour établir les forfaits de frais applicables dans l’entreprise ? Faut-il catégoriser ? (et comment) ? Faut-il ventiler les frais ? (et comment) ?
• Quels sont les forfaits acceptés par l’ONSS et le fisc ? Comment réagir en cas de contrôle ? Peut-on trouver appui dans de la jurisprudence récente ?
• Est-il utile de faire valider les forfaits de frais par le Service des rulings ? Quelle est la procédure ?
• De quels documents internes l’employeur doit-il disposer au sujet des forfaits de frais ?

FORMATRICE

Nadège TOUSSAINT, Avocat Senior Associate Claeys & Engels

PARTICIPATION
 

Gratuit pour les membres de BECI & Clients Claeys & Engels
(No show fee :  50 € HTVA)

Prix € 350 HTVA pour les autres