Au lieu de passer des heures dans votre voiture pour rejoindre votre client, votre équipe ou toute réunion, pourquoi ne pas organiser des sessions virtuelles où chacun peut s’exprimer, se voir, partager ses documents ou présentations et interagir dans un confort total ? Pour cela, découvrez comment organiser un webinar ? Quels sont les points-clés qui vous aideront à réussir votre webinar ? Profitez de la transformation digitale pour améliorer votre business.
Comment organiser un webinar : avant
- Le choix de la plateforme : En fonction de vos objectifs, de votre public et des thématiques que vous développerez, il est important de choisir la plateforme adéquate : Gotowebinar, Skype for Business, Adobe Connect, WebinarJam, etc.
- Ciblez les attentes des participants et renseignez-vous sur le public avant le webinar : On pense souvent à préparer le contenu mais on oublie parfois de l’adapter au public. Dans l’invitation, n’hésitez pas à ajouter un formulaire qui vous aidera à personnaliser le contenu de la session. Revenez sur les points spécifiques mentionnés dans le formulaire lors de la session « live »; cela donnera un côté personnalisé à votre webinar.
- Ne négligez pas les détails techniques : Pour que le webinar se déroule de manière fluide, il est primordial qu’aucun souci technique ne vienne le perturber. Avant la session, envoyez aux participants un petit guideline qui leur permettra d’être fin prêts et sereins lorsque la réunion commencera. Son, casque, bande passante, réseau wifi… : il est important de s’assurer que tout fonctionne parfaitement.
- Ne laissez rien au hasard ! Pensez à la structure de votre webinar : découpez-le en plusieurs parties distinctes ; prévoyez une durée spécifique pour chaque chapitre ; testez le timing ; testez la plateforme. Et maîtrisez votre sujet à fond, car vous n’aurez pas droit à l’erreur !
- Soignez votre biographie : Il est important de mettre en avant vos compétences en début de session, afin de rassurer les participants quant à votre expertise et à ce que vous allez leur apporter.
Pendant le webinar
- L’accueil des participants : Soyez prêt au moins 15 minutes à l’avance et préparez un écran d’accueil pour les participants. N’oubliez pas de prévoir un slide qui détaille les sujets couverts et les bénéfices que les participants en retireront. Quand ils arrivent, souhaitez-leur la bienvenue par leur prénom via le live chat. Cela brisera la glace et leur permettra de s’habituer à la plateforme avant même le début de la session. De plus, les premiers arrivants seront ravis de communiquer avec vous.
- Votre webinar doit être interactif et vivant : Variez les supports : présentations Prezi ou PowerPoint, démonstration en « live », intervention via la webcam, quiz… Interpellez les participants, nommez-les, posez-leur des questions et répondez à leurs interrogations rapidement. Prévoyez du temps pour les exercices pratico-pratiques.
Vous vous dites peut-être qu’il doit être fastidieux d’à la fois animer le webinar, lire les questions qui s’affichent via le live chat, y répondre et interpeller régulièrement les participants ? Pourquoi ne pas inviter un co-animateur, collègue ou expert ? Ce binôme rendra votre intervention encore plus dynamique !
Après
- Et après le webinar ? Les actions post-webinar sont importantes également. Les plateformes vous donnent des statistiques détaillées : le nombre de participants, les heures d’arrivée et de départ, le temps qu’ils ont passé à vous écouter, leur taux d’engagement dans les sondages… N’oubliez pas d’enregistrer votre webinar afin que les participants puissent le visionner à nouveau s’ils le souhaitent. Envoyez-leur un mail de remerciement et joignez-y la vidéo en ligne de l’enregistrement, mais également éventuellement un lien vers votre site ou un « call to action »!
