[article invité]
L’employeur peut rembourser aux travailleurs les frais que ceux-ci exposent dans le cadre de l’exécution de leur contrat de travail. Il s’agit de « frais propres à l’employeur ». Pour ce faire, l’employeur a le choix entre des remboursements sur une base forfaitaire ou des remboursements sur une base réelle, moyennant production de justificatifs.
Dans le chef des travailleurs, ces remboursements ne constituent en principe pas de la rémunération ; dans ce cas, ils ne sont donc ni taxables à l’impôt des personnes physiques, ni soumis aux cotisations de sécurité sociale. Par ailleurs, ces remboursements sont en principe déductibles, le cas échéant partiellement, au titre de frais professionnels dans le chef de l’employeur. Les obligations fiscales en matière de déclaration de ces remboursements ont récemment été élargies.
Obligations de déclaration actuelles
Jusqu’à présent, l’article 57, 3° du CIR 92 prévoyait que la déductibilité fiscale des indemnités forfaitaires accordées aux membres du personnel en remboursement de frais propres à l’employeur était conditionnée à la production de fiches individuelles et d’un relevé récapitulatif établis dans les formes et délais déterminés par le Roi.
Concrètement, cela signifie que les employeurs doivent indiquer sur la fiche fiscale 281.10 de leurs travailleurs qu’une indemnité forfaitaire de frais leur a été octroyée ‘selon des normes sérieuses’ lorsque ladite indemnité est déterminée sur la base d’une estimation forfaitaire validée par le fisc ou bien reporter le montant de l’indemnité octroyé lorsque le forfait ne repose pas sur une estimation validée par le fisc.
Changements à venir
Actuellement, tenant compte de la terminologie néerlandaise de l’article 57, 3° du CIR 92 (qui vise des « vaste vergoedingen » et donc des « indemnités fixes / forfaitaires »), on peut considérer que cette obligation de déclaration ne vise que les indemnités forfaitaires de frais propres à l’employeur et que les remboursements de frais réels sur la base de pièces justificatives ne sont eux pas concernés.
Le Gouvernement a cependant récemment souhaité que les remboursements de frais réels soient également justifiés par la production de fiches fiscales individuelles. Dans ce contexte, la loi du 27 juin 2021 portant des disposition fiscales diverses a étendu l’obligation de déclaration à ce type de remboursements.
Selon les travaux parlementaires de la loi, cette mesure est destinée à faciliter le contrôle de l’Administration visant à éviter les éventuels doubles emplois entre les indemnités forfaitaires et les remboursements sur la base de pièces justificatives. Elle permettra également à l’Administration de contrôler plus facilement que ces frais remboursés par l’employeur ne soient pas, par ailleurs, déduits au titre de frais professionnels par le travailleur.
Sanctions en cas de non-respect
La sanction en cas de non-respect de cette obligation diffère cependant. En effet, la non-justification des indemnités forfaitaires au moyen des fiches fiscales et d’un état récapitulatif est sanctionnée par la non-déductibilité au titre de frais professionnels des indemnités accordées.
En outre, une cotisation sur commissions secrètes peut être infligée sur les remboursements non justifiés par des fiches fiscales. Le montant de la cotisation s’élève, en principe, à 100% des dépenses non justifiées. Il est cependant possible d’échapper à cette cotisation lorsque le bénéficiaire desdites dépenses est identifié de manière univoque dans un certain délai notamment.
En revanche, l’absence de justification, au moyen de ces deux documents, des remboursements sur base réelle ne sera pas sanctionnée par la non-déductibilité de ces remboursements mais par l’application d’une amende administrative.
Prise d’effet
Cette obligation de déclaration élargie aux remboursements de frais réels s’appliquera aux remboursements effectués à partir du 1er janvier 2022. Elle s’appliquera également aux remboursements effectués par une société à ses dirigeants d’entreprise indépendants (à indiquer sur la fiche 281.20).
Cette obligation ne s’applique donc pas avec effet rétroactif, et ce, de manière à permettre aux employeurs et aux secrétariats sociaux de se préparer et de ne pas devoir effectuer des recherches supplémentaires concernant des frais déjà remboursés. Les instructions concernant l’établissement des fiches fiscales relatives aux remboursements octroyés au cours de l’année 2022 doivent encore être communiquées.
En outre, le montant des indemnités devra dans tous les cas être indiqué sur les fiches fiscales à compter de l’année de revenus 2022, et ce, pour chaque catégorie d’indemnités (y compris lorsque l’indemnité forfaitaire octroyée est déterminée sur la base de normes sérieuses).
Conclusion
En résumé, il appartiendra à l’employeur de veiller à bien documenter et conserver les preuves de tous les remboursements de frais propres à l’employeur en vue des obligations de déclaration, étant entendu que le non-respect de ces obligations entraine le risque d’une non-déductibilité ou d’une amende administrative.
À propos de l’auteure
Nadège Toussaint, Avocate et Senior Associate chez Claeys & Engels
